L' importance de la gestion de paie?

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Pour gérer une affaire avec succès, il faut surmonter un certain nombre de difficultés. En plus des transactions de l'entreprise elle-même, il faut tenir compte des tâches bureaucratiques, qui se multiplient à mesure que l'entreprise se développe. La Gestion de la paie, par exemple, ne consiste pas simplement à payer à temps le salaire mensuel des employés de l'entreprise. Il s'agit également d'avoir une bonne vue d'ensemble de tous les employés et de leur situation spécifique : situation individuelle, congés de maladie, versement de primes, etc. Bien qu'en théorie il s'agisse d'une activité facile, dans la pratique, de nombreuses entreprises préfèrent externaliser la gestion des salaires.

Index

En quoi consiste la fonction de gestion des salaires ?

La gestion de la paie : en quoi cela consiste-t-il ?

Création et gestion de la paie des employés

Parties d'une paie

Enregistrement et dés enregistrement des employés auprès de la sécurité sociale

Quand la gestion des salaires est-elle nécessaire ?

Gestion de la paie : va-t-il mieux la faire en interne ou l'externaliser ?

En quoi consiste la gestion des salaires ?

La fiche de paie est le document dans lequel sont enregistrées les différentes perceptions économiques qui composent le salaire d'un travailleur, avec les retenues correspondantes, et qui accrédite leur paiement.

 Définition : Gestion des salaires

La gestion de la paie est l'activité qui se charge de gérer le calcul et le paiement de la paie des salariés, ainsi que leurs inscriptions, leurs radiations ou le paiement de l'impôt sur le revenu au sein de l'entreprise. Cette activité est cruciale dans toute entreprise ayant des employés et les professionnels de ce domaine doivent avoir des connaissances en comptabilité, en droit du travail ou en droit fiscal, entre autres.

En outre, les résultats obtenus dans la gestion des salaires servent de base à l'entreprise pour déterminer les dépenses de personnel, notamment les salaires, les indemnités de licenciement, les dépenses en nature, etc. Pour effectuer correctement ces calculs, des documents tels que le contrat de travail ou la convention collective sont pris en compte. La gestion de la paie comprend également d'autres tâches comme, par exemple, la tenue des données du personnel, l'enregistrement et la radiation des employés auprès des autorités de sécurité sociale, le paiement des impôts sur le revenu aux autorités fiscales ou les congés de maladie et les accidents. Nous allons détailler ci-dessous les tâches liées à la gestion des salaires.

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Gestion de la paie : quelles sont les tâches à accomplir ?

Le coût de cette gestion dépend non Seulement de la taille de la société, mais aussi de son type. La forme de la rémunération est un autre facteur détermine, car le calcul du salaire des travailleurs qui sont payés à l'heure ou à la journée ne demande pas le même effort que celui des travailleurs qui reçoivent le même montant chaque mois. Les règles d'emploi de la compagnie influencent aussi le degré de difficulté de la gestion des salaires. Ce métier sera nettement plus complexe dans des entreprises où la relève du personnel est constante, par rapport à celles où la main d'œuvre est relativement fixe. Mais en quoi consistent les tâches liées à la gestion des salaires ?

Créer et gérer la paie des employés.

La paie d'un employé doit respecter le format de paie standardisé conformément à la législation en vigueur sur le modèle de reçu individuel justifiant le paiement des salaires, l'ordonnance ESS/2098/2014, du 6 novembre, comme indiqué dans le Journal officiel de l'État.

Parties d'une paie

Une paie est divisée en trois parties : l'en-tête, les paiements et les déductions. L'en-tête de la fiche de paie doit contenir les données suivantes sur l'employé :

Nom complet

DNI ou NIE

Type de contrat

Groupe professionnel

Affiliation à la sécurité sociale

Date d'enregistrement dans l'entreprise

Date d'ancienneté (ne doit pas nécessairement être la même que la date d'inscription)

Période de règlement

Total des jours travaillés

Jusqu'en 2012, la catégorie professionnelle du salarié était déterminée par ses qualifications ou son expérience. Aujourd'hui, cependant, cela dépend de leurs tâches ou responsabilités dans l'entreprise, ainsi que des connaissances requises pour effectuer ce travail. La base de cotisation à la sécurité sociale, ainsi que la base de cotisation minimale et maximale, changent selon que le travailleur appartient à un groupe professionnel ou à un autre. Cela jouera également un rôle dans le calcul du salaire minimum, du licenciement, de la pension d'invalidité ou des allocations de chômage.

Les coordonnées suivantes de l'entreprise doivent également figurer sur une fiche de paie :

Nom légal

Adresse fiscale

Numéro de TVA (code d'identification fiscale)

Code du compte de cotisation de la Trésorerie générale de la sécurité sociale (Tesorería General de la Seguridad Social)

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Dans la section suivante, vous trouverez les paiements. Il s'agit de tous les concepts salariaux qui correspondent au salarié pour avoir effectué son travail dans une période donnée, normalement dans un mois, et auxquels les retenues correspondantes n'ont pas encore été appliquées. Les paiements constituent donc le salaire brut de l'employé. Il existe deux types de paiements : les paiements salariaux et les paiements non salariaux. Les paiements salariaux sont les montants qui correspondent au salarié en tant que rémunération pour l'exécution de son travail, tandis que les paiements non salariaux sont les biens et services fournis par l'entreprise qui ne sont pas imposés en tant que salaires, comme, par exemple, les tickets de restaurant ou les uniformes de travail. Les paiements non salariaux ne peuvent pas dépasser 30 % des paiements salariaux.

Les salaires et traitements sont ensuite divisés en plusieurs postes :

Le salaire de base est la somme d'argent fixe que le salarié reçoit en fonction de son poste sur la base du nombre de jours travaillés.

Les suppléments salariaux peuvent être appliqués ou non en fonction de la situation spécifique de chaque employé. Des indemnités peuvent être versées pour certaines responsabilités, le travail de nuit, la disponibilité, l'ancienneté ou la dangerosité, parmi de nombreux autres facteurs.

Les heures supplémentaires sont un élément qui correspond aux heures complémentaires que le travailleur effectue en plus des heures prévues dans son contrat et qui sont payées en plus, qu'elles soient volontaires ou obligatoires. Il convient de noter que la réglementation du travail interdit aux employés à temps partiel de faire des heures supplémentaires, sauf en cas de force majeure.

Les primes extraordinaires, comme les paiements supplémentaires, qui, par exemple, en Espagne, sont généralement au nombre de deux, un pour l'été et un pour Noël.

Le salaire en nature est la rémunération que le travailleur reçoit de l'entreprise sous forme de biens ou de services et qui fait partie de son salaire. La perception du salaire en nature est facultative. Le salaire en nature comprend des avantages tels que l'utilisation d'une maison ou un abonnement à une salle de sport lorsque ceux-ci sont couverts par l'entreprise.

Les paiements non salariaux qui figurent sur une fiche de paie ne sont pas soumis aux déductions de l'impôt sur le revenu des personnes physiques et ne sont pas soumis aux cotisations de sécurité sociale. Elles compensent les dépenses engagées dans l'exercice du travail, telles que les indemnités journalières ou les indemnités de transport. Cette catégorie comprend également les indemnités et les prestations de sécurité sociale, les indemnités pour les transferts, les suspensions ou les licenciements. Les paiements non salariaux sont fixés par une convention collective ou par une négociation entre chaque travailleur et l'entreprise.

Si l'on additionne tous les paiements, c'est-à-dire les paiements salariaux et non salariaux, sur une fiche de paie, on obtient le salaire brut du salarié, c'est-à-dire le montant total payé. Une série de retenues et de déductions salariales doivent être appliquées au salaire brut du travailleur, qui se trouvent dans la troisième et dernière section d'une feuille de paie. Cette catégorie comprend principalement la retenue de l'impôt sur le revenu des personnes physiques (IRPF) et la déduction des cotisations de sécurité sociale. La retenue IRPF est une avance versée par les travailleurs à l'État sur la base d'une prévision des impôts qu'ils devront payer en fonction de leurs revenus. Une fois la déclaration de revenus remplie, on détermine si le travailleur a payé trop ou pas assez et, selon le cas, l'excédent sera remboursé ou le travailleur devra payer ce qui a manqué.

Les retenues sur salaire dépendent de trois éléments : le versement du salaire, les conditions particulières du travailleur (situation familiale, personnes à charge ou handicap, entre autres) et les tranches de l'impôt sur le revenu des personnes physiques établies dans la loi sur l'impôt sur le revenu des personnes physiques .

L'obligation de payer les cotisations de sécurité sociale naît dès le début de l'activité professionnelle et se poursuit aussi longtemps qu'elle dure, même dans les situations d'incapacité temporaire, de naissance et de soins d'un mineur et de risque pendant la grossesse ou l'allaitement. La base de cotisation est le montant établi conformément à la réglementation applicable, auquel on applique un pourcentage, le taux de cotisation, pour quantifier l'obligation de payer des cotisations. Des facteurs tels que le salaire brut du travailleur, son âge, le type de contrat, la journée de travail et le nombre de versements sont pris en compte dans le calcul de la base de cotisation. Le site Internet de la sécurité sociale, sur la page consacrée aux cotisations, indique les bases de cotisation minimale et maximale en fonction du régime auquel vous êtes inscrit.

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Vous trouverez ci-dessous la liste des déductions qui figurent sur les fiches de paie pour les taux de cotisation à la charge du salarié, qui sont calculés en additionnant les points correspondants :

Le taux de cotisation pour les contingences communes est de 4,7 % à la charge de l'employé. Les contingences communes font référence aux situations de risque découlant de maladies courantes et d'accidents non professionnels qui peuvent entraîner une incapacité de travail temporaire, mais comprennent également les prestations de retraite, l'incapacité et le décès dus à une maladie courante ou à un accident non professionnel, ainsi que la maternité, la paternité, le risque pendant la grossesse et l'allaitement, entre autres.

Les cotisations de chômage varient en fonction du type de contrat. Si vous êtes titulaire d'un contrat à durée indéterminée à temps partiel ou à temps plein, d'un contrat à durée indéterminée, d'un contrat à durée déterminée, d'un contrat de formation ou de stage à durée déterminée, d'un contrat intérimaire, d'un contrat de remplacement ou de tout contrat pour un travailleur handicapé d'au moins 33 %, le pourcentage de déduction sera de 1,55 %. Avec un contrat à durée déterminée à temps plein et à temps partiel, le montant à payer par le salarié est de 1,60%.

La formation professionnelle représente 0,1 %.

Les heures supplémentaires sont de 2 % si elles sont dues à la force majeure ou de 4,7 % si elles ne sont pas dues à la force majeure.

 Note

Il convient de noter que les déductions de sécurité sociale sont appliquées à l'assiette des cotisations et non à celle de l'impôt sur le revenu des personnes physiques. L'assiette des cotisations dépend de facteurs tels que le type de contrat, le régime de sécurité sociale et la catégorie professionnelle à laquelle vous appartenez.

Aux retenues d'impôt sur le revenu des personnes physiques et aux déductions de sécurité sociale s'ajouteront les déductions sur les paiements en nature, tels que les voitures de société ou les logements payés par l'entreprise à l'employé.

Enregistrement et dés enregistrement des employés auprès de la sécurité sociale

L'une des tâches fondamentales de la gestion de la paie est l'inscription des nouveaux employés auprès du système de sécurité sociale et le licenciement des employés sortants et de ceux qui ne travaillent pas pour cause de maladie ou pour d'autres raisons, car cette tâche incombe à l'entreprise. L'Institut national de sécurité sociale espagnol est l'entité qui gère et administre les prestations économiques du système de sécurité sociale et exerce la reconnaissance du droit aux soins de santé, à l'exception des tâches attribuées à l'IMSERSO et aux communautés autonomes.

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