Paie : que doit savoir tout professionnel des RH ?

 

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Le système de paie brésilien a toujours eu la réputation d'être le plus complexe et le plus bureaucratique du monde, ce qui exige un investissement élevé de la part des entreprises. Dans ce scénario, quel est le rôle des RH ? Qu'est-ce qui change avec l'arrivée de l'eSocial et de la défiscalisation ? Comment choisir un bon fournisseur de logiciel de paie ? Nous en parlerons plus en détail dans ce billet, n'hésitez pas à en parcourir le contenu :

Comment gérer les salaires de manière stratégique ?

Le premier point sur lequel les RH doivent travailler est la structure des postes et des salaires de l'entreprise. C'est-à-dire l'ensemble des règles internes qui guideront la gestion des personnes. Ils déterminent, par exemple, la position de chaque professionnel au sein du personnel.

Ces règles garantiront que le paiement des salaires est effectué en fonction des postes, des avantages et des autres variables qui constituent la rémunération finale de l'employé. Grâce à ce contrôle, les RH sauront combien d'employés il y a dans chaque fonction, ce qui facilite le calcul au moment de la clôture de la feuille.

 Outre la comptabilisation des prestations obligatoires, telles que le FGTS, l'INSS, la provision pour le 13ème salaire, les congés et le salaire de base, il est nécessaire de tenir compte de certaines situations qui peuvent générer des ajouts à la masse salariale, comme les heures supplémentaires, le travail de nuit, les primes de risque ou de santé, ou encore les contributions à d'autres entités. En général, ces primes sont calculées sur la base d'un pourcentage de la masse salariale.

 Pourquoi est-il important de souligner ce point ? Avec la réforme du travail, les RH doivent connaître les nouveaux horaires de travail ainsi que le système de banque de temps, afin d'éviter les erreurs dans ce type de calcul.

Voulez-vous être à jour avec ce thème ? Consultez le post "5 conseils pour gérer la paie de manière stratégique" !

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Quelles sont les erreurs à éviter ?

Lorsque nous parlons de paie, l'une des erreurs les plus courantes parmi les RH est le paiement indu, qui peut augmenter le montant net à payer aux employés. En général, ce montant n'est pas récupéré dans son intégralité. L'octroi d'avantages, tels que des bons de transport ou de repas, aux employés qui s'absentent du travail pour cause d'accident, de maladie ou de vacances, en est un bon exemple.

 Lorsqu'un employé est absent pendant une certaine période, l'entreprise n'est pas obligée de fournir ces avantages, sauf si ces avantages sont inclus dans la convention ou l'accord collectif de travail.

 Il en va de même pour les erreurs dans le traitement de la rupture du contrat de travail, générant des indemnités supérieures aux montants dus. L'inverse se produit également, c'est-à-dire que l'employé peut être lésé dans le paiement et cela peut générer des actions devant le tribunal du travail.

 Mais comment éviter ces erreurs lors de la préparation de la paie ? Pour en savoir plus, lisez "4 erreurs de paie que les RH ne devraient jamais commettre" !

qu'est-ce qui change avec le projet ?

Avec le démarrage de l'eSocial pour les entreprises à partir de janvier 2018, l'un des sous-systèmes RH les plus touchés sera la paie. L'un des principaux changements concerne la quantité d'informations qui seront désormais requises. L'eSocial contient 45 fichiers et plus de 2.000 champs à remplir et à transmettre à la plateforme du gouvernement fédéral. Cela signifie qu'un grand nombre d'informations qui n'étaient pas obligatoires le deviendront et, si elles ne sont pas communiquées, elles peuvent entraîner une amende pour l'entreprise.

 C'est le cas, par exemple, des données relatives aux personnes à charge, aux informations personnelles (scolarité, changement d'adresse et état civil) et aux stagiaires. En outre, six mois après la date initiale d'entrée en vigueur de l'eSocial, les entreprises devront également publier des déclarations relatives à la santé des travailleurs et aux conditions de l'environnement de travail.

 Un autre impact majeur d'eSocial sur la routine de livraison des RH est le délai d'envoi des événements. Les entreprises, en général, mettent beaucoup de temps à communiquer au gouvernement les modifications apportées à la masse salariale. L'admission d'un employé, par exemple, est aujourd'hui enregistrée jusqu'à 40 jours après le début des activités de l'employé. En revanche, un accident nécessitant un arrêt de travail peut prendre jusqu'à 30 jours. Avec eSocial, l'admission doit être envoyée jusqu'à la fin de la journée précédant le début de la prestation de service. En cas d'accident, la déclaration d'accident de travail (CAT) doit être envoyée jusqu'au jour ouvrable suivant le fait, mais en cas de décès, elle doit être envoyée immédiatement.

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Restez au courant des autres changements en lisant le post "Qu'est-ce qui change dans la paie avec l'eSocial ?"!

Restructuration de la paie : les RH sont-elles prêtes ?

La fin de l'exonération de la taxe sur les salaires pour divers secteurs est une autre mesure gouvernementale qui va mettre à mal la poche des organisations et, par conséquent, avoir un impact sur le travail des RH. L'initiative, qui a été approuvée par la mesure provisoire n° 774/2017, publiée au Journal officiel (DOU), devrait entrer en vigueur à partir de juillet de cette année. Mais, sous la pression du Congrès national et des milieux d'affaires, le gouvernement fédéral a choisi de reporter à 2018 la exonération des salaires. La mesure provisoire qui mettait fin à l'avantage devait être convertie en loi au début du mois d'août 2017 pour conserver sa validité, ce qui n'a pas été fait dans le court délai imparti au Congrès. L'alternative trouvée par le gouvernement a été de soumettre à nouveau la proposition, cette fois par le biais d'un projet de loi. Avec la fin de l'exonération des salaires, les entreprises paieront à nouveau plus d'impôts au gouvernement.

 La mesure a un impact direct sur le budget de la zone de gestion des personnes. Avec cela, les RH ont le défi de faire leur planification budgétaire du personnel pour l'année 2018, en mettant déjà ces changements sur la pointe du crayon. Caio Taniguchi, spécialiste des cotisations de sécurité sociale, explique que certains secteurs, qui embauchaient de nombreux travailleurs en tant qu'entité juridique (PJ), ont profité de l'exonération fiscale pour faire migrer ces professionnels vers le régime de la consolidation des lois du travail (CLT). "Par exemple, si l'entreprise comptait 10 employés de CLT et 30 PJ, elle compte désormais 40 employés. Maintenant, cette même organisation aura une augmentation de son imposition allant jusqu'à 150% et ne pourra pas revenir au régime antérieur de la cotisation patronale à la sécurité sociale, car sa masse salariale est beaucoup plus importante", commente-t-il.

 Pour lui, cela signifie que les entreprises qui ont eu l'attitude d'investir dans l'employabilité sont pénalisées. "Dans de nombreux cas, il n'y aura pas d'autre alternative que de réduire la masse salariale, c'est-à-dire de supprimer des personnes", ajoute-t-il.

Vous voulez en savoir plus sur la rémunération des salaires ? Alors lisez la suite :

La rémunération des salaires oblige les entreprises à revoir leurs stratégies

Comprendre ce qui change avec la fin des réductions des charges sociales.

3 conseils pour comprendre une fois pour toutes l'allègement de la taxe sur les salaires

5 conseils pour choisir un fournisseur de paie

Compte tenu de l'importance de la paie pour les entreprises, les travailleurs et le gouvernement fédéral, les entreprises ne peuvent pas se tromper dans le choix de leurs partenaires, notamment le fournisseur de logiciels. Alors, que faut-il prendre en compte lors du recrutement d'une solution de paie ?

Nous énumérons les principaux critères qui doivent être évalués avant d'acquérir un logiciel :

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1 - Analyser les antécédents du vendeur

Bien souvent, les entreprises ont du mal à définir les facteurs qui devraient avoir le plus de poids dans cette décision. L'une d'entre elles, sans aucun doute, est l'ancienneté de l'entreprise sur le marché et son expérience en matière de développement de feuilles. Il est donc important que les entreprises vérifient les antécédents du fournisseur et recherchent des références, par exemple dans les prix décernés dans le domaine de la gestion du personnel.

Parmi eux, on peut citer le HR Top of Mind, qui, en 20 ans d'existence, est devenu le prix principal et le plus prestigieux du segment.

Selon Ari Firmino, créateur et éditeur de Fênix Editora, responsable du prix, lors d'une récente enquête menée par la société, 86% des professionnels des RH ont élu le Top of Mind comme le plus prestigieux de ce domaine. "Il convient de souligner qu'il ne s'agit pas seulement d'une reconnaissance, puisque 94% de ces professionnels utilisent le prix comme source d'embauche de produits et de services", commente-t-il.

Le prix "Best Suppliers for HR" est un autre prix qui jouit du prestige et de la confiance du marché de la gestion du personnel. Depuis 2007, le Grupo Gestão e RH réalise cette enquête, qui élit les entreprises qui se distinguent dans la région.

 Alexandre Garret, créateur du classement et rédacteur en chef de Gestão e RH, explique que l'étude permet de divulguer les marques qui ont de la crédibilité et augmente l'échange d'informations entre les professionnels eux-mêmes.

 "Ce sont les RH qui votent et qui accompagnent les résultats des meilleurs fournisseurs pour les RH. Le classement sert donc de référence aux fournisseurs avec lesquels ils travaillent déjà", souligne Alexandre.

 2 - Recherchez des fournisseurs qui se mettent constamment à jour

Un autre point fondamental lors du choix d'un logiciel de paie est de rechercher des entreprises qui maintiennent leurs solutions toujours à jour.

 Nous avons déjà vu que la législation du travail brésilienne change fréquemment. Il est donc essentiel de choisir des partenaires qui investissent régulièrement dans leurs produits, qu'il s'agisse de nouvelles fonctionnalités ou d'améliorations technologiques ou juridiques.

 Recherchez des fournisseurs qui ont des équipes affectées à la planification et au développement exclusifs de la paie. Ainsi, votre entreprise sera sûre que la solution évoluera toujours, sans que cela se traduise par des coûts supplémentaires.

3 - Évaluer si la mise en œuvre est sûre

Marcello Porto, directeur des produits chez LG lugar de pessoas, souligne que la mise en œuvre est le moment de vérité. Il laisse donc quelques suggestions aux entreprises qui sont à la recherche d'un nouveau fournisseur de logiciel de paie, mais qui ne savent pas comment analyser si l'entreprise a une implémentation fiable.

"Le déploiement d'un nouveau système implique souvent de modifier les processus, de former les gens et de communiquer les changements. Il est important d'avoir un plan de gestion associé au projet. C'est également un bon moment pour revoir certains processus et les simplifier. En général, les produits proposent des pratiques du marché comme solutions standard. Essayez de les adopter et d'éviter le développement de personnalisations. Il est intéressant de rechercher des entreprises qui ont un grand nombre de mises en œuvre dans leur portefeuille et qui disposent de chefs de projet expérimentés", souligne le directeur de produit de LG lugar de pessoas.

4 - Faire du benchmarking

Une autre pratique essentielle pour ceux qui sont à la recherche d'un fournisseur de services de paie est de consulter les références d'autres clients, avant de conclure un contrat. Dans l'idéal, l'organisation devrait s'entretenir avec des entreprises du même segment, car leurs défis seront similaires à ceux auxquels votre entreprise sera confrontée à l'avenir.

Par exemple, PSA Peugeot Citroën Brésil a utilisé un système de paie français lors du démarrage de ses activités au Brésil en 1997. Comme ce logiciel ne tenait pas compte de certaines règles de la législation du travail brésilienne, il était encore nécessaire de maintenir un système de paie local (lié à un prestataire de services). Avec deux bases distinctes, l'entreprise a rencontré plusieurs problèmes dus au manque de synchronisme entre ces systèmes, générant des difficultés pour obtenir des informations sûres et fiables. Dans ce scénario, la solution consistait à rechercher un fournisseur local, ce qui s'est traduit par le choix de Gen.te Recebe - Payroll, un système de LG lugar de gente.

 Ramon Araújo, responsable des projets et de la paie chez PSA Brésil à l'époque, souligne que plusieurs facteurs ont été évalués, tant le portefeuille de clients que les références en termes de support, de service, de fiabilité et d'adéquation du produit aux besoins de PSA.

5 - Recherchez des solutions qui soutiennent les plans d'expansion de votre entreprise

Votre entreprise va-t-elle embaucher du personnel supplémentaire ? Est-il en cours d'intégration avec d'autres organisations ? Ou allez-vous acheter une nouvelle entreprise ? Prévoyez-vous d'investir dans des logiciels ou de développer l'utilisation de systèmes dans le domaine des RH ?

Quel que soit le scénario actuel, il est important de rechercher un fournisseur capable de gérer les projections de croissance de votre entreprise. Il est également intéressant de rechercher des partenaires qui ont de l'expérience dans le segment de votre entreprise.

En outre, il est nécessaire d'évaluer si le fournisseur dispose de modules complémentaires à la paie, car comme la gestion des personnes fait évoluer son travail, vous aurez besoin d'outils qui répondent aux différents sous-systèmes du domaine.

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles, et de progiciel de gestion intégré (paie - Entreprise Resource Planning) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).