Comment gérer les heures de travail à domicile de vos employés ?

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Le modèle de travail à domicile a été réglementé par la réforme du travail et, chaque jour, il gagne en importance parmi les entreprises, de manière spéciale et accélérée dans les périodes de distanciation sociale, en raison de la pandémie du nouveau coronavirus. Cependant, même avec tous les avantages du régime du bureau à domicile, il est très difficile pour les professionnels du secteur du personnel de gérer les heures de travail des employés. La loi n'a pas ajouté de règles en la matière, indiquant seulement que les règles relatives aux heures de travail ne sont pas les mêmes pour les télétravailleurs. Il est toutefois possible de parvenir à un accord entre l'employeur et l'employé à ce sujet.

La loi définit que la réglementation sur le temps de travail ne peut pas être appliquée dans le régime du bureau à domicile, en bref, la gestion du travailleur doit être effectuée par le biais d'une analyse des tâches effectuées, sans qu'il y ait une charge excessive avec la charge de travail quotidienne.

 Cependant, il existe une grande flexibilité apportée par la réforme du travail, avec des contrats et des accords qui peuvent être signés entre l'entreprise et le salarié.

 Par conséquent, si un contrat est signé, les heures de travail à domicile doivent être gérées conformément aux clauses du contrat de travail. La documentation et la signature mutuelle du contrat, exprimant l'accord des deux parties sur le contrôle de la charge de travail, revêtent une grande importance. Une autre nécessité est la définition de la charge de travail qui sera imputée aux employés en régime de home office, en respectant pleinement les limites imposées par la loi (8 h par jour et 44 h en semaine). À ce stade, il est courant d'adopter les mêmes horaires de travail que ceux appliqués aux employés qui travaillent dans les locaux de l'entreprise, mais avec une flexibilité garantie des horaires de travail pour les employés du home office. Ainsi, il est nécessaire que l'employé fasse l'enregistrement des heures et respecte les heures de travail détaillées dans le contrat, pour autant qu'il puisse choisir librement la période de travail. Il est nécessaire que l'employeur effectue le paiement des heures supplémentaires des travailleurs du home office avec la même rigueur que les travailleurs dans l'espace physique de l'entreprise. En revanche, dans le cadre du télétravail, l'employeur doit être plus attentif aux heures dues à son employé. Un montant supplémentaire de 50% de la valeur de l'heure doit être payé lorsque le salarié dépasse son temps de travail journalier. En plus du calcul des heures dues, il faut tenir compte du réflexe des valeurs sur les autres sommes salariales : FGTS, INSS, congés et 13ème salaire. Dans le cas contraire, l'entreprise peut subir des sanctions juridiques.

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Le nombre de procès en matière de travail impliquant le télétravail a augmenté de 270 %.

Certaines études actuelles indiquent une augmentation de 270 % du nombre de procès liés au travail impliquant le télétravail. Cela est dû au fait que les employeurs, les gestionnaires, les dirigeants et les managers ont oublié les concepts juridiques de base lorsqu'ils traitent avec l'employé en home office.

 Il est nécessaire de prendre en compte les heures de repos, le déjeuner, le début et la fin de la journée de travail, en plus de procéder à l'enregistrement correct de la charge de travail et au paiement des valeurs correctes.

 Exemple de calcul des heures travaillées

L'importance du contrôle de la charge de travail des employés est indiscutable. Alors, comment calculer correctement les heures travaillées pour la paie ?

L'une des plus grandes difficultés se présente dans le cas des heures brisées, car dans ce cas il faut calculer en minutes. Dans ce cas, il est plus facile de comprendre comment calculer ce temps à l'aide d'un exemple pratique.

 Supposons que le salarié arrive à l'entreprise à 8 h 11 et la quitte à 17 h 59. Vous devez ensuite convertir les minutes brisées, en suivant un calcul simple :

11 / 60 minutes = 0,18

59 / 60 = 0,98

Ensuite, il est beaucoup plus simple d'analyser la période que le travailleur a passée dans l'entreprise. Il suffit de soustraire le temps d'entrée de l'horloge du temps de sortie, en observant que les deux doivent être écrits sous la forme convertie.

 Heure de départ 17,98 - heure d'arrivée 8,18 = 9,80 heures au total.

Le salarié a donc passé 9,80 heures dans l'entreprise ce jour-là, mais le temps de repos doit encore être déduit.

9.80 total - 1 heure de déjeuner = 8.80 heures travaillées

Pour savoir à combien de minutes correspond 0,80 heure, vous devez faire le calcul suivant :

 0,80 x 60 = 48 minutes.

Par conséquent, le travailleur avait exactement 8 heures et 48 minutes de temps de travail dans la journée. Comme vous pouvez le constater, le calcul n'est pas difficile. Cependant, en raison des conversions nécessaires, des erreurs peuvent facilement se produire. En outre, le processus est lent. Le calcul des heures de travail de nombreux employés peut devenir peu pratique et extrêmement fastidieux. Il est donc essentiel d'utiliser des stratégies spécifiques et intelligentes qui vous permettent d'automatiser le processus, le rendant plus rapide et beaucoup plus fiable.

Mais avant de vous familiariser avec les outils, consultez la rubrique suivante pour plus d'exemples sur la façon de calculer les heures travaillées. Comprendre une fois pour toutes comment calculer les heures travaillées

Comme indiqué précédemment, les horaires de travail varient beaucoup d'un employé à l'autre. Vous devez donc savoir comment calculer correctement les heures travaillées afin d'analyser les données. Cependant, il ne suffit pas de faire les calculs simples, il faut savoir comment utiliser les heures supplémentaires, les heures de nuit et calculer les retards. Voyez donc en détail comment procéder dans ces cas.

 Calcul simple d'une journée complète de huit heures

Le calcul de huit heures complètes de travail est assez simple car vous ne devez pas convertir les minutes brisées. Toutefois, cela ne se produit presque jamais dans la pratique. Supposons un régime de 8 heures, où l'heure de début est à 8 heures et l'heure de fin est à 17 heures. En outre, une pause d'une heure doit être prise en compte.

Heure de départ 17 - heure d'entrée 8 = 9 heures au total

9 heures au total - 1 heure de déjeuner = 8 heures de travail

Comment calculer les heures travaillées lorsqu'il y a un retard ?

Ce qui précède est le cas idéal, mais dans la pratique, cela ne se produit presque jamais. En fait, il est assez fréquent que les employés soient en retard pour leur initiation, ce qui rend les comptes un peu difficiles. Donc, voyez ci-dessous la démarche à suivre dans ce cas. Supposons que l'employé gagne R$ 1 500,00 par mois et qu'il travaille 220 heures dans le mois.

 #1 Déterminer la valeur de l'heure travaillée

Pour calculer le salaire dans de tels cas, il est essentiel de connaître la valeur d'une heure travaillée. Pour cela, vous pouvez utiliser une règle de trois qui vous conduira à diviser le salaire par le nombre total d'heures travaillées dans le mois :

 1500 / 220 = R$6.82/heure

Avec ce chiffre en main, vous pouvez faire des calculs plus précis, impliquant des heures supplémentaires et aussi des heures brisées.

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 #2 Transformer le procès-verbal

Dans le cas de minutes de retard, il est nécessaire de transformer ce temps en heures. Après cela, nous pouvons trouver le montant à escompter. En supposant un retard de 30 minutes :

30 / 60 = 0,5 heure

#3 Calculer le montant à escompter

Sachant que 30 minutes équivalent à 0,5 heure, il est très simple de calculer le montant à escompter pour ce retard :

R$6,82/heure x 0,5 heure = R$3,41

Le résultat de cette opération correspond au montant qui doit être déduit du salarié directement dans la paie.

Comment calculer les heures supplémentaires effectuées ?

Pour rendre cet article plus didactique et plus facile à comprendre, supposons que le même travailleur mentionné ci-dessus ait travaillé une heure pendant une journée prolongée. Par conséquent, au lieu de travailler 8 heures, il/elle travaille 9 heures. Rappelez-vous que le montant payé par heure est de 6,82 R$. Toutefois, selon le droit du travail et la plupart des conventions collectives, les heures supplémentaires doivent être majorées de 50 %. Par conséquent, le calcul peut être représenté comme suit :

Heure supplémentaire avec 50% = montant payé par heure x 1,5

Heure supplémentaire avec 50 % = 6,82 $ x 1,5 = 10,23 $.

Ainsi, à chaque heure supplémentaire effectuée par cet employé doit être ajoutée la valeur de 10,23 R$ à sa masse salariale.

Exemple en supposant des heures de nuit

Selon la législation du travail, l'équipe de nuit a un calcul différent pour la paie. Selon l'article 73 de la CLT, après 22 heures, le travailleur doit recevoir une majoration de 20% sur la valeur de chaque heure travaillée. Il est donc essentiel de savoir comment calculer les heures travaillées pendant la période nocturne pour éviter les problèmes liés aux poursuites judiciaires en matière de travail.

Ainsi, le calcul, en considérant la même valeur mentionnée au point précédent, serait le suivant :

 R$6.82/heure + 20% = 1.36

R$6.82 + 1.36 = R$8.18/heure la nuit

Ainsi, pour la paie, la valeur de 8,18 R$ doit être considérée pour chaque heure travaillée après 22 heures.

 Comment utiliser Excel comme calculateur de temps travaillé

Sur la base des exemples ci-dessus, vous avez peut-être réalisé à quel point il peut être compliqué de calculer les heures travaillées pour la paie de chaque employé, surtout lorsqu'il existe des particularités.

 C'est pourquoi il est nécessaire de savoir comment calculer les heures travaillées en utilisant certaines stratégies spécifiques.  Recherchez donc des méthodes qui automatisent le processus et le rendent plus simple. Une option consiste à utiliser des feuilles de calcul créées dans Excel qui effectuent les calculs automatiquement au fur et à mesure que vous saisissez les informations. Toutefois, pour que cette méthode soit efficace, vous devez saisir les données correctement.

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Saisir les informations relatives au temps dans le tableur

L'utilisation d'une feuille de calcul pour le suivi du temps est une stratégie qui aide beaucoup, notamment parce qu'elle est simple.Cependant, même dans ce cas, il doit être rempli manuellement avec les heures d'entrée, de sortie et de pause de chacun des employés. N'oubliez jamais que les jours de congé doivent être laissés en blanc.Il est nécessaire de garder à l'esprit que, pour que le tableur contribue positivement aux calculs en question, il est essentiel qu'il soit préprogrammé. Ainsi, les formules sont déjà prêtes et configurées correctement dans les cellules, ce qui réduit les risques d'erreur.

Il convient de noter que le remplissage d'une feuille de calcul repose sur une interaction humaine, de sorte que vos données peuvent être masquées (intentionnellement ou non), ce qui rend cette alternative d'une fiabilité moyenne.

 Contrôle du point électronique : ne plus souffrir avec la paie

Utiliser des tableaux Excel ou faire des calculs à la main sont des méthodes simples, pratiques et bon marché. Cependant, ils ne prévoient pas de mesures contre la fraude et l'erreur humaine.

 En outre, il s'agit de systèmes isolés. C'est-à-dire qu'ils ne permettent pas une communication automatique avec les autres systèmes de votre entreprise ou même avec eSocial pour l'envoi de la paie.

 Le contrôle électronique des points de vente devient donc essentiel pour les entreprises. Avec le système électronique, le calcul des heures travaillées pour la paie ne représentera plus tout ce travail.

 En fait, il suffira d'un clic pour que tout soit prêt pour vous. Et il existe plusieurs façons de réaliser l'enregistrement électronique du temps :

Badge magnétique ;

Badge à code-barres ou à code QR ;

Carte de temps biométrique ;

Application de contrôle du temps ; etc.

Ces enregistrements électroniques sont beaucoup plus fiables que les méthodes manuelles, en plus d'être plus pratiques pour l'employé qui peut enregistrer ses heures d'arrivée, de départ et de déjeuner. Il permet également l'automatisation de diverses routines de travail, comme le calcul des heures, la gestion des banques d'heures, les heures supplémentaires, etc.

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